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ATAS DE PREPARAÇÃO DO CONVÍVIO DE 29 E 30 DE NOVEMRBO DE 2008
Sétima ata - 11 de novembro
REUNIÃO DIA 11 DE NOVEMBRO DE 2008 (7ª reunião do convívio)
Horário: 20:00 às 21:30hs
Local: Casa do Rodrigo
Participantes: Clarice, Nilson, Rodrigo, Daniela
1 –palestrantes
Confirmado na mesa redonda o Davi (Bombeiro), faltando ainda a confirmação do Chico (Manuelzão) e da Kátia (Cipó).
2 – Alimentação
Ficou decidido o cardápio dos almoços do convívio:
- sábado: arroz, feijão tropeiro com lingüiça, vinagrete, couve refogada, salada (tomate e alface)
- domingo: arroz, tutu de feijão, purê de batata, coxa ou sobre-coxa, vinagrete, couve refogada, salada (alface e tomate)
O café da manhã já havia sido divulgado (pão, presunto, queijo, manteiga, leite e café)
O jantar também já foi divulgado (macarrão no sábado e sopão no domingo)
O pessoal de OP está analisando a possibilidade de conseguirem alguns mantimentos gratuitos. A mãe do Tayro fará os almoços cobrando o valor de R$1,00 por almoço, por pessoa, o que significa que cada um deverá arcar com o valor de R$2,00 para o custeio do almoço n convívio.
3 – Combustível
Como já informado, o IEF ajudará nas despesas de combustível, sendo que o transporte será realizado de carro, dividindo-se os participantes nos veículos disponíveis (Clarice, Rodrigo, Moreira e Anderson).
4 – Custeio
Como não houve adesão ao projeto do sócio-contribuinte, ainda será decidido quem arcará com os custos do convívio, se a ONG ou cada participante individualmente, lembrando que estamos tentando reduzir ao máximo as despesas. Ressalte-se que já ficou decidido que o valor de R$2,00 relativo aos dois almoços será custeado por cada participante.
5 – Reunião com o Conselho Consultivo e Diretoria
Decidiu-se ainda que será realizada uma reunião neste domingo (16/11), às 10:00hs, na praça da Savassi, tendo como ponto de encontro a estátua do Roberto Drummond (em frente à loja da OI), com presença obrigatória dos membros do Conselho Consultivo e da Diretoria, contando ainda com a participação das pessoas envolvidas na organização
Sexta ata - 05 de novembro
Quarta-feira dia 05/11/2008, foi realizada a sexta reunião de preparação do convívio, e como previsto foram divulgados os esboços das oficinas, exceto como trazer os voluntários mais antigos e almoxarifado e a distribuição dos participantes em cada uma. Além disso, foi feita uma alteração no cronograma do convívio ANEXO 1 pois, dois novos temas serão abordados.Obs: A oficina financiamento foi retirada da programação e a oficina assessoria de imprensa foi difundida com a oficina imagem.
1- Oficina funcional
Mediadoras: Daniela e Janaína
Objetivos
· Apresentar o organograma estrutural de tarefas da B1;
· Propor mecanismos que estabeleçam ou deleguem as responsabilidades nas ações e tarefas da B1;
· Sensibilizar com base na motivação pessoal e coletiva o cumprimento das responsabilidades da B1.
Metodologia
Direcionados pelo organograma funcional de atividades da B1, os participantes irão elaborar propostas de como fazer a distribuição efetiva de tarefas aos membros da ONG.
2- Oficina de Projetos
Mediadores: Clarice e Nilton
Objetivo
· Busca-se com a presente oficina o fomento à realização de projetos da Brigada 1, referentes diretamente à atividade de combate a incêndios florestais, à captação de recursos, ou mesmo a atividades extra-fogo, que irão proporcionar um maior engajamento dos brigadistas.
Metodologia
Os participantes da oficina deverão elaborar um plano para a concretização de uma estrutura favorável à confecção de projetos, com a possível previsão de uma comissão de projetos para a Brigada, bem como o procedimento para apresentação, elaboração e aprovação de um projeto, lançando também algumas idéias de projetos que seriam essenciais à ONG.
--------------------X------------------
3- Oficina de Imagem
Mediadores: Bruno (Decepa) e Marcelo Brant
Objetivos
· Discutir questões que envolvem o uso da imagem interna e externa da ONG, inclusive no grupo de e-mails;
· Definir os critérios/objetivos de um termo de cessão e uso de imagem dos brigadistas;
· Definir o(s) responsável(eis) pela criação de um vídeo institucional, bem como o(s) responsável(eis) por documentar as atividades da ONG;
· Definir responsabilidades no que tange aos trabalhos que exigem propaganda, assessoria de imprensa, divulgação da ONG e relações públicas;
· Definir posturas pessoais de comportamento mínimas exigíveis enquanto brigadistas atuantes no exercício das atividades preponderantes da ONG;
· Discutir a necessidade e viabilidade de aquisição de material de filmagem.
Metodologia
Os participantes da oficina de imagem deverão analisar, discutir e propor soluções aos tópicos descritos no objetivo desta oficina.
--------------------X------------------
4- Oficina de Acionamentos
Mediadores:
Objetivos
· Fazer com que cada voluntário se responsabilize por suas atitudes e procedimentos na atuação nos incêndios, minimizando tempo para deslocamento e garantindo sua eficácia, de maneira que não haja falta de EPIs, alimentação, água, etc. e não sobrecarregue os companheiros;
· Avaliar os procedimentos na chegada ao local do incêndio, os cuidados com os EPIs e ferramentas antes e depois das atividades;
· Avaliação individual (de como devo proceder para não comprometer os deslocamentos, principalmente de retorno ou para uso de contra-fogo).
Metodologia
Os participantes farão uma simulação de acionamento para incêndio e para resgate de vítima. Além disso, serão criados métodos ou organograma para apresentação dos resultados e avaliação da plenária.
--------------------X------------------
5- Oficina de Almoxarifado
--------------------X------------------
6- Oficina - Como trazer os voluntários mais antigos?
--------------------X------------------
Distribuição dos participantes nas oficinas:
a) acionamento (aviso, deslocamento, informação, tempo, transporte)
– mediador: Júlio
Participante: José Efigênio
b) almoxarifado (organização, manutenção, controle, participação de todos, o que não exclui a necessidade de almoxarifes)
– mediadores: Roberto
Participantes: Sérgio
Silvério
c) projetos (presença, manutenção de atividades extra-fogo, habilidades de cada um, parcerias, captação de recursos)
- mediadores: Nilton e Clarice
Participantes: Peixão
Rafael (OP)
Sidney
d) imagem (propaganda, assessoria de imprensa, divulgação, relações públicas, elaboração de termo de cessão e uso de imagem. Criação de um vídeo institucional. Documentar as atividades da ONG. Ter pessoas responsáveis pela execução de filmagem na ONG. Podemos até comprar uma cam se assim acharem necessário).
- mediadores: Marcelo Brant e Decepa
Teteco
Tayro
e) funcional (delegação de responsabilidades, comum (relacionadas ao fogo) e paralelas (demais projetos), integração, motivação) - mediadores: Janaína e Daniela
Participantes: Gustavo (OP)
Dora
f) Como trazer os voluntários mais antigos? Ou como aumentar a participação dos voluntários? Como motivá-los? Como conseguir eficiência na resposta às exigências da ONG (anuidade, atestado e prova) ; interação B1 OP e BH
– mediadores: Rômulo (OP) e Rodrigo
Próxima reunião 11/11/2008.
Quinta ata - 29 de outubro
REUNIÃO DIA 29 DE OUTUBRO DE 2008 (5ª reunião do convívio)
Horário: 19:30 às 21:00hs
Local: Palácio das Artes
Participantes: Clarice, Nilson, Rodrigo, Júlio, Joyce, Christiane, Roberto, Marcelo
1 – data do convívio
Tivemos que alterar novamente a data do convívio, a pedido do Juarez, que informou que o parque não estará disponível nos dias 22 e 23, mas sim nos dias 29 e 30. Desculpando-nos pelo incômodo, pedimos que mais uma vez cada um confirme se poderá comparecer nessa nova data.
Ficou decidido que, como teremos dois alojamentos (cada um com capacidade para 8 pessoas) e ainda uma casa de apoio (com capacidade para 10 a 15 pessoas), poderemos instituir dormitórios separados para homens e mulheres, conforme reivindicação de alguns.
2 –palestrantes
O Juarez confirmou que dará a palestra, bem como a Cláudia (IEF) confirmou que participará da Mesa Redonda.
3 – Alimentação
Ficou decidido que os jantares serão feitos pela equipe de alimentação, nos próprios alojamentos, e serão: um macarrão no sábado e um sopão no domingo.
4 – Combustível
Foi confirmado pela Cláudia que o IEF ajudará nas despesas de combustível.
5 – Custeio
Relembrou-se que a principal fonte de custeio do convívio é o sócio-contribuinte, e portanto, deve haver uma campanha por parte dos brigadistas para conseguir ao menos um contribuinte, dentre familiares e amigos. Precisamos da participação de cada um!
6 - Divulgação
Decidiu-se ainda que algumas pessoas seriam responsáveis por entrar em contato com brigadistas mais ausentes da lista, que provavelmente não estariam lendo os emails do convívio.
Pauta para a próxima reunião, a ser realizada no dia 05/11 (quartas), às 19:00 hs, na FUMEC:
a) financeiro b) levantamento preliminar de custos c) analisar as propostas de direcionamento das oficinas, trazidas pelos moderadores (quem tiver alguma sugestão relativa à pauta de alguma das oficinas pode entrar em contato com o moderador da mesma ou comigo, via email pessoal) d) sorteio dos participantes de cada oficina
Quarta ata - 21 de outubro
REUNIÃO DIA 21 DE OUTUBRO DE 2008 (4ª reunião do convívio)
Horário: 19:30 às 21:30h
Local: Palácio das Artes
Participantes: Clarice, Nilson, Daniela, Sidney, Nilton, Rodrigo, Bruno Decepa, Célia
Obs.) Foi decidido que os participantes serão divididos nos alojamentos por meio de sorteio, portanto, os alojamentos poderão ser mistos.
1 – Selecionar dinâmicas trazidas pelo Sidney :
As dinâmicas foram selecionadas, mas não serão passadas na lista.
2 – Fechar temas das oficinas e número:
a) acionamento (aviso, deslocamento, informação, tempo)
– mediador: Nilson
b) almoxarifado (organização, manutenção, controle, participação de todos, o que não exclui a necessidade de almoxarifes)
– mediadores: Célia e Roberto
c) projetos (presença, manutenção de atividades extra-fogo, habilidades de cada um, parcerias, captação de recursos)
- mediadores: Nilton e Clarice
d) imagem (propaganda, assessoria de imprensa, divulgação, relações públicas, elaboração de termo de cessão e uso de imagem. Criação de um vídeo institucional. Documentar as atividades da ONG. Ter pessoas responsáveis pela execução de filmagem na ONG. Podemos até comprar uma câmera se assim acharem necessário).
- mediadores: Marcelo Brant e Gustavo Portilho
e) funcional (delegação de responsabilidades, comum (relacionadas ao fogo) e paralelas (demais projetos), integração, motivação)
- mediadoras: Daniela e Janaína
f)como trazer os voluntários mais antigos? Ou como aumentar a participação dos voluntários? Como motivá-los? Como conseguir eficiência na resposta às exigências da ONG (anuidade, atestado e prova)
– mediadores: Rômulo (OP) e Rodrigo
Obs) Os participantes foram divididos nas oficinas por meio de sorteio. Quem tiver alguma preferência poderá se manifestar, e será analisado se é possível atendê-lo.
– definir datas para a organização e definir responsabilidades no convívio
a) alimentação – coordenadoras: Célia e Fabiane (data limite p/ apresentação da organização: 08/11)
Rômulo (OP) João Efigênio (OP) Carlos (OP) Gustavo (OP) Jean
b) limpeza (cozinha – após todas as refeições; alojamentos – será escolhido por meio de sorteio pela coordenadora, 1 membro de cada alojamento após a realização do sorteio para a definição dos ocupantes de cada alojamento; demais espaços – locais de realização de todas as atividades, incluindo atividades recreativas e de confraternizaçã o) – coordenadora: Mariana Lapertosa (data limite p/ apresentação da organização: 10/11)
Sérgio (OP)
Silvério (OP)
Rafael (OP)
Maria Clara
Filipe
Rafael Moreira
c) deslocamento – coordenadora: Janaína (data limite p/ apresentação de resposta e/ou resultados: 08/11)
Flávio (OP)
d) palestras e mesa redonda (garantir a participação dos palestrantes e manter comunicação com os mesmos) – Rodrigo (data limite p/ apresentação de resposta: 31/10)
e) mediadores de oficinas – foram selecionados pela organização. (não precisa de data)
f) controlador do tempo (garantir que as atividades ocorram dentro do tempo previsto) – Daniela (não precisa de data)
g) Material –Nilson/ Rodrigo(data limite p/ apresentação de respostas e/ou resultados:08/11)
h) controle de pessoal (manter lista de participantes) – Clarice (data limite p/ apresentação de resultados: 08/11)
i) base de informação (pessoa que terá as informações gerais sobre o convívio, servindo de apoio para o trabalho das demais) – Clarice/Nilton (não precisa de data)
j) dinâmicas – coordenadores: Sidney e Christiane (não precisa de data)
k) confraternizaçã o final – coordenador: Nilton (data limite p/ apresentação de resultados: 08/11)
Roberto
Fabiano
Edemir
l) divulgação no site – Decepa e Gusmão (data limite p/ apresentação de respostas e/ou resultados: 31/10)
m) receber palestrantes – Marcelo Brant (não precisa de data)
n) organização das atividades: (distribuição dos materiais necessários: papéis, canetas... momentos antes da realização das oficinas, mesa redonda, plenária e palestras) – coordenadora: Fernanda Raggi (não precisa de data)
Maria Auxiliadora (OP)
Tayro (OP)
Joyce
o) contabilidade do convívio – Anderson (data limite p/ apresentação de resultados:08/11)
Obs.) As tarefas foram divididas por meio de sorteio, já que ninguém se ofereceu pra nenhuma tarefa específica.
3 – definir palestrantes
Palestra: Juarez (diretor do Parque do Itacolomi)
Mesa Redonda: Cláudia (IEF)
Kátia (Cipó)
Chico (3º setor)
Davi (Bombeiro)
Obs.) Caso alguma dessas pessoas não aceite o convite será indicado um novo nome.
4 – Filmagem (tópico extra pauta)
Assembléia - Decepa
Dinâmicas - Decepa
Palestras - Decepa
Demais momentos – aberto a todos
Rodrigo deverá entrar em contato com o cinegrafista “Cara de Cão”
Próxima reunião, a ser realizada no dia 29/10 (quarta) às 19:00h, no Palácio das Artes.
Anime-se, converse com os brigadistas que você possui mais contato e anime-os.
Participem, se manifestem, dêem idéias, opiniões, sugestões...
O sucesso desse evento só depende de você!!!!!!!!! !!!
Vamos lá galera animação, está chegando o dia!!!!!!!!! !!!!!
Terceira ata - 15 de outubro
REUNIÃO DIA 15 DE OUTUBRO DE 2008 (3ª reunião do convívio)
Horário: 19:30 às 21:10hs
Local: Palácio das Artes
Participantes: Clarice, Nilson, Daniela, Sidney, Janaína e Fabiane
1 – títulos para as palestras:
Como os objetivos já estão traçados (palestra: motivação dos brigadistas; mesa redonda: união, trabalho em equipe), achamos que os títulos poderão ser dados pelos próprios palestrantes, ficando o item da pauta prejudicado.
2 – definição de quem serão os palestrantes, baseado em lista proposta
Será decidido na próxima reunião, ficando como pauta pendente.
3 – Temas das oficinas
Obs) esse item não estava na pauta e, em nome da democracia, está aberta à lista a apresentação de sugestões de outros temas até a próxima reunião (podem ser mandadas para o meu email pessoal), quando fecharemos quais oficinas serão realizadas e quantas. As oficinas, relembrando, servem para a discussão dos problemas da ONG e apresentação de soluções, que serão votadas na Plenária.
a) acionamento (aviso, deslocamento, informação, tempo)
b) almoxarifado (organização, manutenção, controle, participação de todos, o que não exclui a necessidade de almoxarifes)
c) projetos (presença, manutenção de atividades extra-fogo, habilidades de cada um)
d) financiamento (parcerias, captação de recursos, balanço contábil e financeiro e organização)
e) imagem (propaganda, divulgação, relações públicas, elaboração de termo de cessão e uso de imagem. Criação de um vídeo institucional. Documentar as atividades da ONG. Ter pessoas responsáveis pela execução de filmagem na ONG. Podemos até comprar uma cam se assim acharem necessário).
f) funcional (delegação de responsabilidades, comum (relacionadas ao fogo) e paralelas (demais projetos), integração, motivação)
g) Como trazer os voluntários mais antigos? Ou como aumentar a participação dos voluntários? Como motivá-los? Como conseguir eficiência na resposta às exigências da ONG (anuidade, atestado e prova)
h) Assessoria de imprensa
4 – Distribuição de tarefas
Obs) Foram listadas as principais tarefas, mas ainda não houve divisão final das mesmas, pois está aberta aos participantes a oportunidade de se oferecerem para qualquer uma delas, até a próxima reunião (podem ser mandadas para o meu email pessoal). Lembrando que todos participarão de alguma tarefa, e que quem não escolher será posicionado.As pessoas indicadas apenas coordenarão as áreas.
a) alimentação – Fabiane e Célia
b) limpeza – Rodrigo
c) deslocamento –Janaína
d) palestras e mesa redonda (garantir a participação dos palestrantes e manter comunicação com os mesmos) – Rodrigo
e) mediadores de oficinas – serão selecionados pela organização, razão pela qual precisamos saber qual a atividade profissional dos participantes, bem como suas habilidades.
f) Controlador do tempo (garantir que as atividades ocorram dentro do tempo previsto) –Daniela
g) Material –Nilson/ Rodrigo
h) Controle de pessoal (manter lista de participantes) –Clarice
i) Base de informação (pessoa que terá as informações gerais sobre o convívio, servindo de apoio para o trabalho das demais) – Clarice/Nilton
j) Dinâmicas – organizar com Sidney
k) Confraternizaçã o final – Nilton
5 – elaboração e definição das dinâmicas
Ficou combinado que o Sidney selecionará do material que possui seis dinâmicas, para que na próxima reunião sejam escolhidas as duas que serão realizadas no convívio.
Pauta para a próxima reunião, a ser realizada no dia 21/10 (lembrando que as reuniões acontecem todas as terças e quartas), às 19:00 hs, no Palácio das Artes, que exigirá um tempo de trabalho maior:
a) selecionar dinâmicas trazidas pelo Sidney b) fechar temas das oficinas e número c) definir datas para a organização d) definir responsabilidades no convívio e) definir palestrantes
Participantes da 1ª reunião: Clarice, Daniela, Nilson, Sidney, Célia, Roberto, Christiane, Rodrigo, Nilton, Marcelo
Participantes da 2ª reunião: Clarice, Daniela, Nilson, Sidney, Célia, Rodrigo, Nilton, Mariana (houve sugestão do Anderson via email)
Segunda ata - 8 de outubro de 2008
Ontem dia 08/10/2008, foi realizada a segunda reunião de preparação do convívio, e foi elaborado um esboço da estrutura/cronogram a de realização das atividades propostas.
14/11 (Sexta-feira) às 21:00h
- Saída de BH para OP<br>
- preparação do local (alojamentos, adiantamento "possível" de tarefas que serão realizadas no dia seguinte);
- jantar.
15/11 (Sábado)
de 07:00h às 08:00h
- Café (momento de confraternizaçã o inicial em planejamento) ;
de 09:00h às 12:00h
- Mesa redonda (para discussão dos temas centrais propostos para o convívio, por convidados, tendo os brigadistas como ouvintes);
de 12:00h às 13:00h ou de 12:00h às 14:00h* (a definir)
- Almoço;
de *14:00h às 16:00h
- Oficina (para discussão dos temas centrais propostos para o convívio, tendo os brigadistas como participantes, com intuito de que sejam feitas propostas de melhorias, baseadas na discussão, realizada na mesa redonda);
de 16:00h às 16:30h
- Intervalo;
de 16:30h às 19:00h
- Plenária (momento de votação sobre as propostas feitas na oficina);
de 19:00h às 21:00h
- Preparação para a atividade noturna (jantar, banho, descanso...) ;
a partir das 21:00h
- Realização de atividade recreativa (a definir).
16/11 (Domingo)
de 07:00h às 08:00h
- Café (momento de confraternizaçã o)
de 08:00h às 09:30h
– Oficina com aprofundamento ou correção das propostas, segundo o que for definido pela plenária;
de 10:00h às 12:00h
- Exposição das propostas;
de 12:00h às 14:00h (passível da alteração)
- Almoço;
de 14:00h às 16:00h
- Palestra (com o objetivo/tema: "Motivação dos brigadistas" );
de 16:00h às 18:00h
- Discussão sobre a sucessão da ONG Brigada1(eleiçõ es, previstas em estatuto);
de 18:00h às 19:00h
- Fechamento (dinâmica - a definir);
de 19:00h às 22:00h
- Confraternização de encerramento.
17/11 (Segunda-feira)
- retorno de OP para BH.
A saída de BH para OP para os que não puderem ir na sexta-feira pode ser sábado, desde que estejam presentes no horário definido para o início das atividades e o mesmo serve para a volta no domingo, desde que se comprometam a participar até o fim da atividade (confraternização) de encerramento.
As reuniões do convívio foram marcadas para as terças e quartas-feiras, às 19:00hs, inicialmente na casa do Rodrigo, Rua Oriente 15/401, Serra, tendo como pautas::
- títulos para as palestras; - definição de quem serão os palestrantes, baseado em lista proposta;- distribuição de tarefas;- elaboação e definição das dinâmicas.
Primeira ata - 6 de outubro
Na primeira reunião do convívio ficou acertado que a estrutura do evento será da seguinte forma: palestras centrais, abertas a todos, e oficinas.
Para as oficinas os participantes serão divididos em grupos, que discutirão temas isolados, fazendo-se uma Assembléia ao final do dia para votação das propostas de cada grupo. Pretende-se que o custo do Convívio seja zero, como plano "A",sendo o plano "B" o custeio individual por cada participante. Uma forma de custeio é o sócio-contribuinte, o que significa que cada um pode ajudar oferecendo a seus amigos e familiares.
O que move a idéia do convívio é:
- fortalecer laços e confiança entre os brigadistas
- trazer os veteranos de volta
- nivelar informações técnicas e administrativas
- divisão de funções.
Como 1º convívio, servirá também como norte de organização para os próximos, o que aumenta a nossa responsabilidade de nos empenharmos para que a semente seja bem lançada. O local eleito foi o Itacolomy, e, na sua impossibilidade, cipó ou lapinha.
Pretende-se sair de BH na sexta (14/11) à tarde e voltar na segunda (17/11) bem cedo. Quem não puder tem a liberdade de comparecer somente sábado e domingo.
A segunda reunião do convívio foi marcada para amanhã, dia 08/10, às 19:00hs, na casa do Rodrigo, Rua Oriente 15/401, Serra, tendo como pauta:
- definição das palestras
- definição das oficinas